Regulamin świadczenia usług

Nasze podejście w skrócie

KOKOS budujemy w oparciu o prostą zasadę: Twoje dane należą do Ciebie. Zanim przejdziemy do formalności, jasno mówimy, na czym stoimy:

Dane Twoich klientów i faktur zostają na Twoim komputerze. Aplikacja przechowuje je lokalnie, w bazie zaszyfrowanej — nie wysyłamy ich na nasze serwery i nie mamy do nich wglądu.
Przechowujemy tylko to, co niezbędne. Po naszej stronie trzymamy dane potrzebne do wystawienia Ci faktury za usługę, obsługi płatności i licencji oraz dane techniczne Twoich urządzeń — które sam widzisz w panelu i którymi sam zarządzasz.
Nie sprzedajemy i nie udostępniamy Twoich danych. Nie handlujemy danymi ani nie przekazujemy ich do celów marketingowych osobom trzecim.
Nie blokujemy Twoich danych. Nawet jeśli przestaniesz płacić, dane w aplikacji na Twoim komputerze pozostają dostępne — zmieniają się tylko limity funkcji.
Płacisz za to, co jasno pokazujemy. Ceny, limity i zasady rozliczeń są przejrzyste, bez ukrytych opłat.

§1. Definicje

Usługodawca: [pełna nazwa firmy], z siedzibą w [adres], NIP [___], REGON [___], wpisana do [KRS/CEIDG].
Aplikacja / KOKOS: oprogramowanie komputerowe dla biur rachunkowych i przedsiębiorców, służące do pobierania, wystawiania i zarządzania fakturami w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), instalowane na komputerze Użytkownika (aplikacja desktopowa dla systemu Windows).
Serwis / Konto: internetowy panel Usługodawcy służący do rejestracji konta, zarządzania licencją, subskrypcją, urządzeniami i płatnościami.
Użytkownik: osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która założyła Konto i korzysta z Aplikacji, zwykle biuro rachunkowe lub przedsiębiorca.
Dane rozliczeniowe: dane Użytkownika niezbędne do wystawienia faktury za Usługę: NIP, nazwa firmy, adres.
Dane operacyjne: dane wprowadzane i przetwarzane przez Użytkownika w Aplikacji (faktury, kontrahenci, dane jego klientów), przechowywane lokalnie na komputerze Użytkownika.
Licencja: uprawnienie do korzystania z Aplikacji w zakresie wybranego planu; identyfikowana kluczem licencyjnym przypisanym do Konta.
Urządzenie: komputer, na którym Użytkownik korzysta z Aplikacji w ramach Licencji; liczba jednocześnie aktywnych Urządzeń zależy od planu.
KSeF: Krajowy System e-Faktur prowadzony przez organy administracji publicznej, z którym Aplikacja się komunikuje.

§2. Przedmiot i zakres Usługi

Usługodawca udostępnia Użytkownikowi Aplikację umożliwiającą w szczególności:

pobieranie faktur z KSeF i zapisywanie ich lokalnie na komputerze Użytkownika,
wystawianie faktur (w tym korekt, faktur zaliczkowych i cyklicznych) i ich wysyłkę do KSeF,
wystawianie faktur w trybie offline w razie niedostępności KSeF, z późniejszym dosłaniem,
zarządzanie danymi kontrahentów i klientów Użytkownika, z weryfikacją danych w rejestrach Ministerstwa Finansów (w tym na Białej Liście podatników),
eksport danych i zestawień do formatów Excel, CSV, JSON, PDF oraz XML,
wydruk dokumentów i zestawień,
obsługę wielu klientów (NIP-ów) w ramach jednego biura, zależnie od planu,
pokazywanie nazw firm pobranych z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) zamiast nazw z wykazu podatników VAT, tam gdzie rejestr podaje wyłącznie imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Zakres funkcji i limity zależą od wybranego planu (§5). Aplikacja komunikuje się z KSeF — dostępność i poprawność działania KSeF pozostaje poza kontrolą Usługodawcy. Awaria lub niedostępność KSeF nie stanowi awarii Usługi; Aplikacja udostępnia na ten czas tryb offline w zakresie przewidzianym przepisami.

§3. Wymagania techniczne

Do korzystania z Usługi niezbędne są:

komputer z systemem Windows [wersja minimalna — do ustalenia],
połączenie z internetem (do komunikacji z KSeF, aktywacji licencji i okresowego potwierdzania jej ważności),
aktywny adres e-mail (logowanie do Serwisu odbywa się linkiem wysyłanym na e-mail — patrz §4),
do korzystania z KSeF: uprawnienia w KSeF dla obsługiwanych NIP-ów (certyfikat lub token), które Użytkownik uzyskuje samodzielnie w systemie ministerstwa.

Do ustalenia: minimalna wersja systemu, wymagania sprzętowe, czy wpisujemy możliwość pracy bez stałego łącza (aplikacja działa lokalnie, sieć potrzebna okresowo).

§4. Rejestracja i Konto

Do korzystania z Aplikacji wymagane jest założenie Konta w Serwisie oraz akceptacja niniejszego Regulaminu. Akceptacja następuje przez zaznaczenie odpowiedniego pola przy pierwszym wyborze planu - przed wygenerowaniem klucza licencyjnego albo zakupem. Pole nie jest zaznaczone domyślnie — Użytkownik zaznacza je świadomie.

Konto nie używa hasła. Logowanie do Serwisu odbywa się jednorazowym linkiem wysyłanym na adres e-mail Użytkownika. Oznacza to, że Usługodawca nie przechowuje haseł, a dostęp do Konta zależy od bezpieczeństwa skrzynki e-mail Użytkownika (obowiązki — §7).

Po rejestracji Użytkownik może wybrać bezpłatny plan z podstawowymi limitami (§5), pozwalający wypróbować Aplikację bez płatności i bez podawania danych karty.

§5. Plany, ceny i płatności

5.1. Plany

Aplikacja dostępna jest w planach różniących się limitami (liczba obsługiwanych NIP-ów, urządzeń oraz faktur miesięcznie):

Free — plan bezpłatny: 1 NIP, 1 urządzenie, 3 faktury miesięcznie.
Starter — 1 NIP, 2 urządzenia, 50 faktur miesięcznie.
Pro — 3 NIP, 4 urządzenia, 150 faktur miesięcznie.
Business — 12 NIP, 16 urządzeń, 900 faktur miesięcznie.
Max — 50 NIP, 75 urządzeń, 5 000 faktur miesięcznie.

Limity powyżej to aktualna oferta i obowiązują wszystkich Użytkowników danego planu; zmiany oferty wobec trwających planów - §5.2. Aktualne ceny planów podane są w Serwisie i widoczne przed dokonaniem zakupu.

Pula faktur odnawia się co miesiąc, w dniu odnowienia planu:

w planie płatnym - w dniu miesiąca, w którym plan płatny został wykupiony albo zmieniono okres rozliczeniowy, także wtedy, gdy płatność za kolejny okres nie została jeszcze pobrana (§5.3);
w planie bezpłatnym - w dniu miesiąca, w którym założono Konto; po przejściu z planu płatnego na bezpłatny - w tym samym dniu co dotąd;
jeżeli w danym miesiącu nie ma takiego dnia - w jego ostatnim dniu.

Datę najbliższego odnowienia puli Użytkownik widzi w panelu Konta i w Aplikacji.

5.2. Rozliczenia

Plany płatne rozliczane są w cyklu miesięcznym lub rocznym, zależnie od wyboru Użytkownika.
Płatność następuje z góry za dany okres rozliczeniowy, cyklicznie, do czasu rezygnacji.
Płatności obsługiwane są przez zewnętrznego operatora płatności (Stripe). Dane karty przetwarza operator płatności — Usługodawca nie przechowuje pełnych danych karty.
Doładowania (dodatkowa pula faktur, która nie wygasa i jest zużywana po wyczerpaniu miesięcznego limitu planu) rozliczane są jednorazowo, poza cyklem subskrypcji.
Zmiana planu na wyższy następuje od razu, z rozliczeniem niewykorzystanej części opłaty; zmiana na niższy — od następnego okresu rozliczeniowego. Przed każdą zmianą Użytkownik widzi dokładne rozliczenie.
Zmiana oferty dotyczy także trwających planów. Korzystniejsze limity Użytkownik otrzymuje od razu, a niższą cenę - od najbliższego odnowienia. Wyższą cenę i niższe limity Usługodawca zapowiada na adres e-mail przypisany do Konta co najmniej 30 dni wcześniej; obowiązują one od pierwszego odnowienia planu (w planie bezpłatnym - odnowienia puli faktur) przypadającego po tym terminie. Do tego dnia obowiązują dotychczasowe warunki, a Użytkownik może zrezygnować z planu bez dodatkowych kosztów. O każdej zmianie oferty Użytkownik dowiaduje się mailowo, także wtedy, gdy jest wyłącznie na jego korzyść.
Zmiana na niższy plan zaplanowana przez Użytkownika na następny okres wchodzi w życie na warunkach z chwili jej zlecenia.

5.3. Odnowienia, zaległości i rezygnacja

Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres, o ile Użytkownik nie zrezygnuje przed końcem bieżącego okresu.
W razie nieudanej płatności Użytkownik otrzymuje przypomnienia (w tym ostrzeżenie po 7 dniach). Po upływie 14 dni od nieudanej płatności plan zostaje obniżony do planu bezpłatnego — dane w Aplikacji nie są usuwane, zmieniają się jedynie limity funkcji.
Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie; usługa działa do końca opłaconego okresu.
Po wygaśnięciu subskrypcji klucz licencyjny pozostaje przypisany do Konta — przy ponownym zakupie jest reaktywowany, bez ponownej konfiguracji.

§6. Licencja i urządzenia

Z chwilą opłacenia planu (lub aktywacji planu bezpłatnego) Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Aplikacji na liczbie Urządzeń wynikającej z planu, przez okres trwania subskrypcji.
Licencja identyfikowana jest kluczem licencyjnym. Użytkownik nie udostępnia klucza osobom trzecim spoza swojej organizacji.
Listę Urządzeń korzystających z Licencji Użytkownik widzi w panelu Konta i może samodzielnie zablokować wybrane Urządzenie (np. po utracie sprzętu). Urządzenie nieaktywne zwalnia miejsce w limicie automatycznie.
Zabronione są: dekompilacja i inżynieria wsteczna Aplikacji poza zakresem dozwolonym prawem, obchodzenie mechanizmów licencyjnych oraz odsprzedaż dostępu do Aplikacji bez zgody Usługodawcy.

Do ustalenia: czy licencja obejmuje aktualizacje przez cały okres subskrypcji (proponujemy: tak), status aplikacji po wygaśnięciu subskrypcji (dziś: działa w limitach planu bezpłatnego).

§7. Dane osobowe i prywatność

7.1. Gdzie są Twoje dane

Kluczowa zasada działania KOKOS: Dane operacyjne (faktury, dane kontrahentów i klientów Użytkownika) przechowywane są wyłącznie lokalnie na komputerze Użytkownika, w bazie danych zaszyfrowanej. Usługodawca nie pobiera ich na swoje serwery, nie przechowuje ich kopii i nie ma do nich wglądu. Serwer Usługodawcy nie przechowuje nawet NIP-ów klientów obsługiwanych przez Użytkownika — limit NIP-ów rozliczany jest bez ich przekazywania.

Oznacza to, że za bezpieczeństwo i kopie zapasowe Danych operacyjnych na swoim komputerze odpowiada Użytkownik. Usługodawca nie jest w stanie odtworzyć tych danych, ponieważ ich nie posiada. Aplikacja udostępnia narzędzia eksportu i kopii bazy — zalecamy regularne kopie zapasowe.

7.2. Jakie dane przechowujemy po naszej stronie

Na serwerach Usługodawcy przechowywane są wyłącznie dane niezbędne do świadczenia Usługi:

adres e-mail — do założenia Konta i logowania (§4),
adres IP z chwili założenia Konta — wyłącznie do wykrywania nadużyć (np. masowego zakładania kont); nie jest używany do niczego innego,
Dane rozliczeniowe (NIP, nazwa firmy, adres) — do wystawienia faktury za Usługę,
dane o licencji, planie i płatnościach — do obsługi rozliczeń i uprawnień,
dane techniczne Urządzeń (identyfikatory, sygnały aktywności) — do egzekwowania limitów licencji i bezpieczeństwa; Użytkownik widzi je w panelu i sam nimi zarządza (§6),
liczbę faktur wystawionych w okresie — wyłącznie jako licznik do rozliczenia limitu planu, bez treści dokumentów,

7.3. Czego nie robimy

Nie sprzedajemy danych osobowych.
Nie udostępniamy danych osobom trzecim w celach marketingowych.
Nie przetwarzamy Danych operacyjnych Użytkownika — bo ich nie posiadamy.
Nie przechowujemy haseł (logowanie bez hasła — §4) ani pełnych danych kart płatniczych (§5.2).
Nie przyjmujemy listy NIP-ów klientów Użytkownika. Zapytanie o nazwę dotyczy pojedynczego numeru i nie jest przez nas zapisywane.

7.4. Dziennik wystawiania faktur

Aplikacja zgłasza Usługodawcy każde wystawienie faktury — tak rozliczany jest limit planu (§7.2). Wraz z tym zgłoszeniem zapisujemy datę, adres IP oraz identyfikator Urządzenia, z którego przyszło. Zapis jest dostępny dla Użytkownika w panelu („Aktywność wystawiania").

Co dokładnie zapisujemy: datę i godzinę zgłoszenia, liczbę dokumentów, których dotyczyło, rodzaj operacji (wystawienie lub wysyłka do KSeF), adres IP, identyfikator Urządzenia i wersję Aplikacji.
Czego NIE zapisujemy: żadnych danych faktury — numeru, kwoty, danych nabywcy, pozycji. Usługodawca ich nie otrzymuje (§7.1). Ten zapis nie jest kopią rejestru sprzedaży i nie pozwala ustalić, jaka faktura została wystawiona — wyłącznie to, że w danym momencie i z danego miejsca wystawiono ich określoną liczbę.
Po co: dostęp do KSeF bywa przejmowany przez osoby trzecie (wypływ certyfikatu lub tokenu). Użytkownik, którego to spotka, dowiaduje się o tym z faktur, których nie wystawiał; ten zapis pozwala mu ustalić, KIEDY i Z JAKIEGO adresu pracowano na jego licencji, i jest zwykle jedynym takim śladem, jaki może uzyskać od ręki. Służy też rozliczeniu limitu planu i bezpieczeństwu Usługi (wykrywanie nadużyć licencji).
Czego ten zapis nie dowodzi: obejmuje wyłącznie faktury wystawione przez Aplikację na danej licencji. Wystawienie innym oprogramowaniem lub bezpośrednio w KSeF nie pozostawia tu śladu. Pełną ewidencję wystawień dla danego NIP-u prowadzi wyłącznie KSeF.
Jak długo: [12 miesięcy] od zgłoszenia, po czym wpis jest usuwany w całości.
Komu to udostępniamy: Użytkownikowi, do którego licencji zapis należy, oraz uprawnionym organom na podstawie przepisów prawa. Nikomu więcej.

Jeżeli Użytkownik udostępnia Aplikację swoim pracownikom lub współpracownikom, obowiązek poinformowania ich o tym zapisie spoczywa na Użytkowniku jako pracodawcy.

Do ustalenia z prawnikiem: (1) okres przechowywania — wpisane [12 miesięcy] jako wartość wyjściowa, w kodzie sterowana jednym wpisem konfiguracji; (2) podstawa przetwarzania (proponowany prawnie uzasadniony interes: rozliczenie licencji + bezpieczeństwo, ale zapis służy głównie samemu Użytkownikowi, co może wskazywać na wykonanie umowy); (3) czy udostępnienie tej listy Użytkownikowi będącemu pracodawcą wymaga od niego dopełnienia obowiązków z zakresu monitoringu pracowników i czy powinniśmy o tym informować wprost w panelu; (4) czy zdanie powyżej wystarczy, czy potrzebna jest odrębna klauzula.

7.5. Pliki cookie

Serwis Konta używa wyłącznie plików cookie i podobnych technologii niezbędnych do jego działania i bezpieczeństwa. Nie używamy plików cookie analitycznych ani marketingowych i nie śledzimy Użytkownika między stronami, dlatego nie prosimy o zgodę.

sesja i logowanie — utrzymanie zalogowania do Konta,
ochrona formularzy (CSRF) — zabezpieczenie przed wysłaniem formularza z cudzej strony,
weryfikacja przeglądarki — sprawdzenie, czy ruch pochodzi od człowieka, i ochrona Konta przed nadużyciami,
Google reCAPTCHA — rozpoznawanie ruchu automatycznego (botów). Usługa Google LLC ocenia sposób korzystania ze strony i dane przeglądarki; zasady przetwarzania danych przez Google: polityka prywatności i warunki korzystania,
płatności (Stripe) — na stronach płatności operator płatności używa własnych plików cookie do ochrony przed oszustwami.

Pliki cookie można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki — bez nich nie da się jednak zalogować do Konta.

Do ustalenia z prawnikiem: czy Google reCAPTCHA mieści się w „niezbędnych" (cel: bezpieczeństwo Usługi, prawnie uzasadniony interes) — część organów nadzorczych w UE uważa, że wymaga zgody, bo Google wykorzystuje dane także do własnych celów.

Do ustalenia z prawnikiem: pełna klauzula informacyjna RODO (administrator, cele i podstawy przetwarzania, odbiorcy — operator płatności, hosting — okresy retencji, prawa osoby) — proponujemy jako osobny dokument „Polityka prywatności", do którego regulamin odsyła.

§8. Obowiązki i odpowiedzialność

8.1. Użytkownik

korzysta z Aplikacji zgodnie z prawem i Regulaminem,
odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do Aplikacji i wysyłanych do KSeF,
odpowiada za kopie zapasowe Danych operacyjnych na swoim komputerze,
chroni dostęp do swojej skrzynki e-mail (służącej do logowania), do Konta oraz do klucza licencyjnego,
utrzymuje własne uprawnienia w KSeF (certyfikaty, tokeny) i odpowiada za ich ważność.

8.2. Usługodawca

dokłada starań, by Aplikacja działała poprawnie i była dostępna,
dostosowuje Aplikację do zmian przepisów i schematów KSeF w rozsądnym terminie od ich ogłoszenia,
zapewnia wsparcie w zakresie [do ustalenia — kanał i czas odpowiedzi],
informuje o istotnych zmianach w Usłudze i Regulaminie.

Do ustalenia: klauzule ograniczenia odpowiedzialności (szkody pośrednie, górna granica odpowiedzialności — np. wysokość opłat z ostatnich 12 miesięcy) oraz ich dopuszczalny zakres wobec konsumentów i przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§9. Reklamacje i odstąpienie od umowy

Reklamacje można składać na adres [e-mail]. Usługodawca odpowiada w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji.
Konsument oraz przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny, [do ustalenia: zasady przy usłudze cyfrowej rozpoczętej przed upływem terminu odstąpienia — wymagana zgoda i pouczenie o utracie prawa].

Do decyzji biznesowej (proponujemy „pro klient"): dobrowolna gwarancja zwrotu w ciągu [np. 14/30] dni od pierwszego zakupu, niezależnie od statusu konsumenckiego — plan bezpłatny pozwala przetestować program przed zakupem, więc koszt takiej gwarancji będzie niski, a upraszcza rozmowę z klientem.

§10. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, funkcji Usługi, zasad rozliczeń). O zmianach Użytkownik zostanie poinformowany na adres e-mail przypisany do Konta z wyprzedzeniem co najmniej [14] dni, z prawem rezygnacji przed wejściem zmian w życie. Zmiana cennika nie działa wstecz — zasady jej wprowadzania wobec trwających planów opisuje §5.2.

§11. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.
Reklamacje i kontakt: [adres e-mail / formularz].
Spory rozstrzygane są [do ustalenia — sąd właściwy; wobec konsumentów właściwość ustawowa].
Regulamin wchodzi w życie z dniem [___].